Els lladres de temps , són totes aquelles activitats complementaries o accessòries que ens generen distraccions i pèrdues de temps innecessàries. Els lladres de temps són els grans enemics de la gestió eficaç del temps i cal combatre’ls per mitjà de la generació d’hàbits i conductes adequades.
Els lladres de temps més habituals son:
La postergació
La sobrecàrrega de feina
Assumir problemes i tasques que no ens pertoquen de companys i caps
Assumir els problemes i tasques del col·laboradors
El correu electrònic i el paperam
Reunions improductives
Distraccions diverses i els costos de reprendre la tasca
La postergació
Es l’hàbit de deixar per més tard aquelles tasques que caldria que assumíssim en el moment. Existeixen tres motius bàsics de la postergació :
La tasca no ens agrada o ens avorreix.
Por a no fer bé la tasca.
No saber per on començar la tasca.
No establir un temps límit per fer-la.
La tasca no ens agrada o ens avorreix
Quan la tasca és desagradable , no ens agrada o ens avorreix , sovint la deixem de banda i mai trobem el moment d’afrontar-la fins que es transforma en una activitat urgent , que ens roba el temps que hauríem d’assignar a una tasca més immediata i important. És llavors quan es transforma en un lladre de temps.
Solucions pera evitar la postergació per aquesta causa:
-Si és possible, delegar les tasques que no ens agraden o que trobem que són avorrides : Pot ser que per a l’altre persona no ho sigui d´avorrida.
-Si no és possible delegar la tasca , reconèixer el problema i assumir que cal fer la tasca a la força.
-La postergació provoca sentiments de culpa. Utilitzar la sensació de benestar que sorgeix de la idea d´ “haver acomplert amb el deure” com a motivació per a evitar la postergació.
Por a no fer bé la tasca
Hi ha ocasions que ens trobem davant de tasques que ens resulten difícils de realitzar i que ens generen sentiments de temor o de por al fracàs. Són els mecanismes d’evitació els que ens protegeixen de la frustració però n’hem de ser conscients; és precís que assumim la situació i si realment ens falta qualificació per afrontar el repte ,cal que parlem amb el nostre cap o un company per a que ens faciliti el recolzament oportú.
En certes ocasions aquesta por és més imaginària que real , pel que es recomana iniciar la tasca i després avaluar si estem trobant grans dificultat o són dificultats que podem gestionar correctament.
No saber per on començar la tasca
Molts projectes, tasques o activitats, en un inici ens poden desbordar. Existeixen varies solucions al respecte:
-Simplement començar el treball i un cop iniciat avaluar si és necessari o no demanar recolzament.
-Desglossar l´ encàrrec en petites parts i ordenar les tasques de manera seqüencial.
La sobrecarrega de feina
La sobrecarrega de feina consisteix en assumir projectes o tasques addicionals a les obligacions del nostre lloc de treball . Aquesta sobrecarrega pot procedir de companys, caps o col·laboradors. La causa principal és la falta d'assertivitat o la manca d’habilitat alhora d’expressar sentiments, punts de vista i opinions sense vulnerar els drets de l’interlocutor. Recomanacions per evitar la sobrecarrega de feina:
Ser conscient dels propis objectius i tasques que ens corresponen. Si una tasca proposada pot dificultar-nos la consecució dels nostres objectius , evitar oferir-se voluntari o dir “NO” a la persona que ens la traspassa.
Evitar la temptació d'assumir tasques de subordinats “immadurs”. Millor formar-los.
Regla del 80/20: El 20% de les accions representen el 80% dels resultats, el 80% restant no tenen gran efecte. Concentreu-se en el vostre 20%.
Como dir “No”a un superior
Quan un superior ens adjudiqui una tasca addicional que no podem assumir, podem seguir les següents passes:
1-No dir res definitiu ni comprometre’s en el moment de la proposta. Demanar un “temps mort”, tipus “ T’importaria si seguim parlant demà sobre el tema”.
2-Utilitzar el “temps mort” per a preparar una resposta convincent.
3-Al dia següent , al reunir-se amb el cap , enumerar-li el llistat de tasques que estem assumint actualment i demanar-li consell sobre com assumir la tasca addicional que proposa sense incomplir en les tasques actuals.
El correu electrònic
El correu electrònic és molt pràctic i convenient, però té el seu aspecte negatiu ja que gestionar el volum de correu pot consumir molt de temps : missatges personals , correu “spam” , missatges poc importants, etc. Possibles pautes a seguir per a controlar el correu electrònic:
Gestionar el correu en moments del dia prefixats.
Si no s’està esperant un missatge important , tancar el correu electrònic o desactivar l’alarma de recepció de missatges nous.
Crear un compte de correu a part per al correu personal.
Utilitzar un mètode de gestió sistemàtic del correu electrònic:
Eliminar el “correu escombraria” sense llegir-lo
Moure els missatges urgents a la carpeta “Missatges urgents” que anteriorment hem creat i llegir els missatges en el moment prefixat del dia.
Els missatges poc importants moure’ls a la carpeta de missatges “Poc importants”
Educar als corresponsals que envien missatges “escombraria” per a que no en tornin a envia
Educar als treballadors i companys a titular els missatges amb enunciats o “assumptes” més específics i informatius de manera que llegint l’assumpte dels missatge un ja es pugui fer una idea del contingut d’aquest i estalviant-se d’obrir-lo.
La paperassa
Les pautes que podem seguir com a guia per a poder gestionar adequadament la paperassa, són:
Si un document no precisa resposta, tirar-lo o arxivar-lo, però mai deixar-lo sobre de la taula.
Si és necessari una breu resposta, fer-ho immediatament , però si hem d’invertir cert temps en elaborar la resposta fer-ho en un moment posterior del dia incloent-ho en el llistat d’activitats del dia. Per altre banda si es pot delegar la tasca , fer-ho.
Reunions improductives
Es consideren com a reunions innecessàries o improductives , aquelles que consumeixen temps sense produir cap mena de benefici. Les característiques de les reunions improductives són:
Són inoportunes o innecessàries.
No segueixen un ordre del dia.
Es transformen en reunions per passar l’estona
Estan monopolitzades per una o dues persones.
S’allarguen innecessàriament .
No es pren cap decisió ni compromís.
Si les reunions tenen dos o més característiques de les mencionades anteriorment, es poden considerar reunions innecessàries. Un mètode per evitar les reunions innecessàries es:
-Reflexionar si és necessari o no realitzar la reunió abans de convocar als assistents. Si es necessària només convidar a les persones clau.
-Eludir reunions en la que ha estat convidat però que sap que no li aportarà res. Es pot inventar una excusa.
Assumir els problemes dels subordinats
Molts caps es veuen immersos en jornades sobrecarregades de feina per falta d’habilitat en el procés de delegació. Per altre banda també hi ha caps que assumeixen tasques que els traspassen als propis col·laboradors i que teòricament haurien de fer ells. És quelcom que cal evitar , donant recolzament , formació i suport al col·laborador, ja que si no ho fem el problema s’eternitzarà.
Distraccions diverses i els costos de reprendre la tasca
Les distraccions tenen un doble perill : Per una banda és un temps en el qual no s’està realitzant cap tasca i per l’altre si la distracció ha estat per un temps considerable , necesitarem cert temps reprenent la tasca que estàvem realitzant.
Exemple de cost de reprendre una tasca:
Estic realitzant un informe. Em prenc un descans de 5 minuts. Vaig a la cafetera i em trobo a en Joan, comencem a xerrar i estic allà 15 minuts. Quan torno a la meva taula i reprenc la tasca, ja no sé que estava escrivint. M’he de rellegir l' informe amb el que inverteixo 5 minuts mes.
Temps total perdut: 20 minuts.
Malgrat això de vegades és bo prendre’s un descans perquè quan es reprèn la tasca que s’estava realitzant , sovint s’analitza des d´ un punt de vista diferent i mes crític, el que pot provocar una millora del producte. Les recomanacions finals per evitar distraccions son:
Tancar el correu electrònic
Buidar la taula d’elements generadors de distraccions com diaris, revistes, manuals, etc...
Realitzar una llista sincera de tots aquests elements que ens solen provocar distraccions per poder controlar-los.