Per planificar entenem l’elaboració d’un projecte general per aconseguir els objectius marcats en un període de temps amb uns recursos concrets.
La planificació ha de ser tan àgil i flexible com ho permetin les activitats a realitzar i els objectius a assolir.
A l’hora d’elaborar el pla s’han de tenir en compte:
El Temps disponible.
Els Objectius que es desitgen assolir.
El Grau de dificultat de la tasca.
La Quantitat de treball a realitzar.
Les Possibilitats personals (voluntat, hàbit, actitud envers la tasca, dificultats, novetat,...).
El Grau de coneixement de la tasca.
No utilitzar més temps del que és necessari per a cada feina.
Dividir el temps per tasques col·locant les més difícils en hores de major rendiment.
No s’ha de confondre la planificació amb la programació.
Amb la planificació decidim que volem aconseguir i en quin espai de temps.
Amb la programació assignem un quantitat de temps a les tasques a realitzar per assolir el nostre objectiu.
Per tal de poder fer una bona planificació cal que pensi quins temes són urgents i/o importants
Urgència i importància
Cal aprendre a distingir entre aquells assumptes o tasques que són urgents d’aquelles altres que son importants.
-Importància: Nivell de contribució d’una tasca a la consecució d’objectius importants per al nostre lloc de treball.
-Urgència: Nivell de promptitud o immediatesa en la que s’ha de portar a terme una tasca.
Ambdós factors es poden combinar generant el següent quadre:
Faci un llistat de les tasques o assumptes urgents que es troba mes habitualment en la tasca diària o setmanal, determinant el nivell de freqüència en que succeeix i assignant-li i una categoria en funció de la combinació URGENCIA / IMPORTÀNCIA
És important prendre consciència de l'ús real del temps:
Planificar/descriure/revisar/replanificar
Realitzi un llistat de tasques habituals que podria portar a terme durant una jornada laboral o una setmana laboral
Analitza el temps real que vas utilitzar per la realització de les tasques, analitza respecte el que havies planificat i quantifica la desviació, després pren mesures de correcció en les teves decisions i reprograma i replanifica aprenen dels erros.
REPROGRAMACIÓ
EFECTES D’UNA BONA PLANIFICACIÓ:
Una bona planificació:
- Ajuda a preparar-se a temps, evitant l’acumulació de tasques a l’últim moment.
- Compromet amb uns objectius concrets.
- Obliga a una organització diaria, facilitant l’hàbit i la concentració.
- Evita la improvisació, en realitzar vàries coses a la vegada o saltar d’una activitat a una
altra sense control.
- Estalvia esforç i temps a l'adquirí l’hàbit de seguir un horari de treball regular.
- Condiciona a treballar a l’hora planejada, trencant amb la indecisió de quan realitzar les tasques que generen més dificultats o menys motivació.
CARACTERÍSTIQUES DE LA PLANIFICACIÓ:
Ha de ser Personal:
Cal conèixer als membres de l'equip, cal fer la planificació d’acord amb les característiques i capacitats personals dels membres de l'equip. Dependrà de la preparació, interessos, necessitats, ritme de treball, les característiques de la feina.
Ha de ser Realista:
És a dir, que es pugui portar a terme. Ha de ser ajustat a les nostres possibilitats reals, no a les il·lusions o desigs. S’ha de ser optimista, però no utòpic.
Ha de ser Flexible:
En un període de temps més o menys llarg solen sorgir imprevistos per la qual cosa no pot ser una programació rígida.
Ha de ser Rectificable:
Convé anar avaluant el desenvolupament o compliment de la programació. A vegades, després d’un temps, s’observa la impossibilitat de realitzar-la per no haver calculat bé les possibilitats. En aquest cas s’hauran de fer les correccions oportunes.