El model de la gestió del temps del Cap i les seves funcions
Tan si es vol com si no vol, el cap dóna l'exemple i transmet a l'equip la seva pròpia manera de treballar. I, també, la seva manera de fer servir el temps. Per això, per a ser eficients és imprescindible no només estar convençuts del valor d'un enfoc sistemàtic de les tècniques d'utilització del temps, sinó també fer-les servir públicament per fer de model a uns altres. Hi ha caps que sense saber-ho fan perdre el temps als seus col·laboradors.
S'ha de respectar alguns criteris per tal de poder avançar en una bona gestió:
- Els teus col·laboradors no gastaran bé el temps si tu no ho fas. L'equip tendeix a imitar el cap, tan en el que està bé com en el que està malament. No els compliquis la feina ni els regalis excuses.
- Dedica el temps precís al desenvolupament dels teus col·laboradors; l'aprenentatge i l'entrenament no apareixen perquè sí; aconseguir-los un i l'altre és funció del cap. És la teva responsabilitat fer-ho; però és sobre tot, el teu interès. El nivell de capacitat que agafis com a cap és el nivell que aconsegueixis del teu equip.
- Analitza el fluxe de treball i busca manera de simplificar-lo. Cal parlar d'organització, si hi ha res que pugui escurçar un procés és organitzar-lo com cal.
- Busca les causes de pèrdua de temps del teu equip i discuteix-hi periòdicament com gestionar-les. Has de tenir en compte que les causes de perdre el temps és multipliquen en els grups. Però també que les solucions s'hi potencien.
- Aconseguir que la discussió de l'ús del temps es torni en part habitual de la revisió del rendiment, i estableix objectius de millora. L'eficàcia ha de ser un objectiu permanent. Si aconsegueixes que cadascuna de les persones del teu equip assumeixi i comparteixi aquesta idea, hauràs aconseguit un efecte multiplicador amb una repercussió important.
LES DIFICULTATS MÉS HABITUALS
Tot i que cada grup i persona presentar les seves dificultats remarquem les que solen ser més habituals en els equips:
Mala especificació d’objectius
No donar instruccions clares
Reunions innecessàries
Els caps embut
Mala especificació dels objectius:
Els objectius són el punt de partida per a una organització que gestioni eficaçment el seu temps. Si aquests no estan definits de manera adequada no sabrem com assignar les prioritats i determinar que és l ’important i el que no ho és tant. El cap no ha aclarit bé els objectius als col·laboradors, quan:
No han estat especificats per escrit
No s’ha especificat un termini de temps per a assolir-los
No s’ha determinat com avaluar-los
No estan en línia amb l’estratègia de l’empresa
Quan els objectius no han estat ben establerts o ben comunicats, podem seguir les següents passes per a solucionar-ho:
Demanar una reunió amb el cap per a especificar els objectius a curt i mig termini.
Assegurar-se que els objectius siguin mesurables i avaluables i determinar com es realitzarà tal avaluació.
Determinar els recursos, l’autonomia i la responsabilitat assignada al col·laborador.
Avaluar i establir, si és necessari, el grau de suport per part de la organització o la formació adequada per a poder assolir els objectius.
QUAN NO es faciliten instruccions clares per a fer la tasca
Quan un comandament no facilita instruccions clares ni precises sobre com vol un encàrrec, pot ser una font molt important de perduda de temps, ja que és probable que la tasca s’hagi de repetir dues o més vegades fins que el comandament la consideri satisfactòria. Existeixen motius per a no especificar ni donar detalls sobre com es volen els encàrrecs. Un d’ells és evitar la micro gestió és a dir, permetre que el treballador aporti elements propis en el projecte per a potenciar la creativitat , la millora continua i la motivació. No obstant, si el comandament no s’inclina cap a aquest tipus de gestió que evita la micro gestió cal que davant d’un encàrrec especifiqui amb el màxim de detalls com vol que el col·laborador realitzi la tasca. El col·laborador podrà elaborar un primer esborrador i ensenyar-li al cap , aclarint exactament com ho vol.
El cap embut
És considera que un cap és un “cap embut” quan aquest vol supervisar-ho tot, actuant com a fre en el flux de treball , creant embussos i bloquejos en els processos. Com a conseqüència , els seus col·laboradors han d’esperar a que el cap supervisi les tasques realitzades , interrompent el procés de producció. Això pot passar quan la maduresa de l’empleat és baixa, però no hauria de succeir quan aquesta és alta.
Suggeriments per a poder desfer-se de l’embut:
Analitzar les pèrdues en temps i productivitat que produeix l’embut.
Reunir-se amb el cap per a plantejar-li l’anàlisi i poder buscar solucions.
Prèviament a la reunió haver buscat idees de solucions que puguin ser acceptades pel cap com per exemple: identificar les tasques que no calen que siguin supervisades o que delegui la supervisió en alguna persona en la qual ell hi confiï.
El paper del col·laborador en el problema
Hi ha vegades que la nostra forma d’actuar pot provocar una pèrdua de temps als nostres superiors. El que podem fer al respecte és el següent:
Evitar peticions innecessàries al nostre cap.
No delegar els nostres problemes al cap.
Adaptar-se a l’estil de treball del cap: Cada persona té la seva forma de treballar . Per exemple, hi ha persones que necessiten moltes dades abans de prendre una decisió i d´ altres no , ja que prenen decisions mes intuïtives. Quan el nostre cap ens demana un informe i sabem és de l’estil intuïu , només caldrà que li presentem la informació més imprescindible.