TOTES LES REUNIONS SÓN IGUALS?
CONVENIÈNCIA D’UNA REUNIÓ
Les persones responsables de les reunions han de tenir en compte en el moment de
convocar-les o preparar-les, els elements o variables que hi intervenen. La seva interacció
donarà lloc a diversos tipus de reunions segons la modalitat, la durada i el nombre de
persones.
ELS OBJECTIUS D'UNA REUNIÓ PODEN SER:
Donar instruccions a un equip
Definir els objectius del grup (empresa, divisió...)
Intercanviar informació
Analitzar problemes o resoldre'ls
«Vendre» una idea, un programa, una decisió...
Arribar a un compromís
Comunicar, intercanviar informació
Negociar
Afavorir un procés creatiu
Fomentar l'esperit d'equip
Establir un procés
Respectar raons legals
Prendre decisions
UNA REUNIÓ ÉS VALUOSA SI CONTEMPLA DOS FACTORS:
• Comunicació entre els assistents a la reunió
• Eficiència en temps i en esforç
¿QUAN SI S'HA DE CONVOCAR UNA REUNIÓ?
Una reunió ha de tenir un objectiu concret. Abans de convocar-la, cal preguntar-se què
vols aconseguir-hi i quina probabilitat hi ha de fer-ho. Potser decideixis acabar la reunió
abans de convocar-la.
Si ets el responsable de fer-ho, replantejat convocar-ne quan:
• No hi hagi un objectiu concret
• Hi hagi una altra manera – i potser més econòmica- d'aconseguir el mateix
• Falti temps per aconseguir la informació necessària o preparar-la adequadament
• No pugui participar-hi alguna de les persones clau
Cal recordar tres principis senzills però indiscutibles:
• Un persona sola pren algun tipus de decisions millor que un comitè
• Als directius se'ls paga, entre altres coses, per decidir i per assumir el risc d'equivocar-se
• Una reunió és potencialment útil, però molt vulnerable per la seva pròpia complexitat
En conseqüència, cal reflexionar sobre la possibilitat de resoldre personalment els
propis problemes abans de dur-los als demés.
Alternatives a determinades reunions:
• Resoldre problemes o prendre decisions un mateix
• Facilitar informació escrita
• Consultes telefòniques o per e-mail
• Mini-reunions parcials
TIPUS DE REUNIONS
Hi ha dos tipus de reunions: les que es fan a les organitzacions i només amb
treballadors propis; i les mixtes, com poden ser les d'organització amb altres
departaments o amb proveïdors. Aquestes últimes tenen normalment un caràcter molt
diferent pels seus objectius, el seu ambient i la formalitat que agafen. Però, sobre tot,
pel fet de no tenir més d’un líder, sinó com a mínim dos, la qual cosa provoca una
dinàmica molt diferent.
El primer de tot és convocar reunions que siguin estrictament necessàries. Una reunió
sempre té un alt cost, encara que només sigui pel que val el temps dels seus
participants. I no sempre és el millor mitjà per assolir els objectius desitjats. De manera
que cal estar segur de que la reunió en qüestió és la millor manera d'aconseguir el que
es vol.
Per la seva freqüència i naturalesa, a dins d'una organització hi ha tres tipus de
reunions:
◦ Operativa
◦ Tàctica
◦ Estratègica
Sigui com sigui, una reunió eficaç és una eina fantàstica de bona direcció. En el
moment i en el lloc adequats, amb la durada adequada i els assistents adequats, una
reunió és una eina molt potent. L'èxit i el fracàs d'una reunió es decideix amb
freqüència molt abans de que comenci.
Reunions operatives
La seva finalitat és la de donar instruccions a un equip.
Si són reunions diàries n'hi ha prou amb una durada de cinc minuts i de deu o quinze si
la freqüència és setmanal. Unes i altres són necessàries quan hi ha prou incidents o
imprevistos, o quan sigui recomanable que cada membre de l'equip sàpiga el que fa la
resta. Però són innecessàries si els incidents o imprevistos són escassos i les
responsabilitats estan ben definides des del començament. Si duren poc és bona idea
que es facin de peu.
Reunions tàctiques
Són les més freqüents. Responen a nous plantejaments o a la resolució de problemes o
conflictes.
Reunions estratègiques
Són reunions d'alta direcció. Les fan els responsables d'establir l'estratègia de
l'organització. Es fan alguns cops l'any, quan la situació obliga a revisar la ruta. Poden
durarà molt, des de mig dia fins a un cap de setmana, i és millor que es facin fora de les
oficines, per tal de mantenir la privacitat i allunyar la reunió del dia a dia.
Les reunions de creativitat o de formació s'hi assemblen pel seu desenvolupament però
tenen objectius propis.
ELEMENTS DETERMINANTS DE L’EFICÀCIA DE LES REUNIONS
Prèviament a convocar una reunió, la direcció o el moderador ha de
plantejar-se si és necessària. Cal tenir en compte dos aspectes:
a) Necessitat tècnica.
Transmetre alguna informació d'organització i funcionament de l’organització.
Demanar opinió, suggeriments o propostes a un grup de persones.
Prendre una decisió que és competència d'aquesta organització
b) Necessitat d'interrelació.
Fomentar la participació i implicació dels diversos estaments de l’organització en el
funcionament de l’organització
Propiciar un bon clima de treball. Potenciar les relacions entre els diversos membres